Tham khảo các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng

Nếu mô hình kinh doanh quán cơm phở văn phòng của tôi không quá lớn thì việc lựa chọn một phần mềm quản lý quán ăn như thế nào là phù hợp? Cụ thể các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng là gì? Đặc biệt, khi trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm với vô vàn tính năng cải tiến khiến nhiều chủ quán cảm thấy khá băn khoăn.

Điều này đôi khi làm rối chính những chủ quán khi phải đưa ra các quyết định lựa chọn. Để giúp cho các chủ quán dễ dàng chọn lựa được phần mềm mình cần, MISA CukCuk sẽ cung cấp cho bạn 6 tiêu chí cơ bản của một phần mềm quản lý tốt:

  • Đáp ứng những nghiệp vụ cần có của một mô hình F&B
  • Thuận tiện cho nhân viên, quản lý sử dụng
  • Chi phí phù hợp
  • Khả năng hoạt động của phần mềm
  • Đội ngũ chăm sóc khách hàng
  • Các tính năng bổ trợ hoạt động kinh doanh

1. Đáp ứng những nghiệp vụ cần có của mô hình F&B

Nếu như trước đây, chủ quán không nắm bắt được số lượng hàng hóa bán ra, những mặt hàng gì, bán được bao nhiêu, loại nào nhiều, loại nào ít. Tiền thu được bao nhiêu thì chỉ biết bấy nhiêu. Thậm chí đôi khi xảy ra thất thoát mà cũng không hề hay biết. Kho quỹ lại quản lý cầm chừng, theo cảm tính. Lên kế hoạch dự trù mua hàng, hàng nào còn, hàng nào hết ước lược, hết cũng không rõ là nên mua bao nhiêu là đủ. Bởi vậy, khi áp dụng phần mềm quản lý quán ăn, bạn cần kiểm tra các tính năng cơ bản sau:

quản lý quán ăn bằng phần mềm

>> Click xem ngay phần mềm quản lý nhà hàng Cukcuk giải pháp quản lý hoàn hảo cho ngành F&B

a. Thu ngân

Yêu cầu tối thiểu của bộ phận này là việc tổng hợp hóa đơn và in được hóa đơn cho khách hàng. Chức năng giống như một phần mềm tính tiền. Nếu trước đáy, việc chủ quán, nhớ nhớ, quên quên tính tiền các món gọi thêm thì nay được ghi nhớ trên hệ thống. Việc tính toán thủ công, cộng đơn tay dễ gây nhầm lẫn, tính tiền không chuẩn, khách hàng không tin tưởng phải tính lại.

Việc ghi lại toàn bộ lịch sử giao dịch, thống kê chi tiết các hóa đơn giúp chủ quán nắm chắc tình hình kinh doanh từng ngày. Không còn việc mơ hồ về doanh thu hay được bao nhiêu, biết bấy nhiêu nữa.

Mặt khác, việc áp dụng các chương trình khuyến mãi trong quá trình thanh toán cũng khiến cho hoạt động thu ngân trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Khuyến mãi cũng là hoạt động thường xuyên áp dụng, bởi vậy, bên cạnh hoạt động thiết lập các tính năng bán hàng chuẩn, việc tùy chỉnh được các chính sách khuyến mãi cũng được coi là một trong những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng.

phần mềm quản lý quán ăn

b. Gọi món

Các quán cơm phở văn phòng thường tự ghi nhớ các món chế biến, hoặc ghi chép bằng tay dẫn đến việc mất thời gian, dễ gây nhầm món, sót món. Vào giờ cao điểm, khách hàng đông, không quản lý được, dẫn đến tình trạng chờ đợi, xếp hàng, phục vụ chậm. Khách vì thế mà không hài lòng, bỏ đi. Tránh những tình trạng xấu kể trên, việc ghi nhận món trên hệ thống sẽ giúp gọi chính xác số lượng món cần chế biến, giảm thiểu tình trạng người đến trước phục vụ sau, quá tải vào giờ cao điểm.

quản lý quán hiệu quả

Việc sử dụng phần mềm để nâng cao năng suất phục vụ của nhân viên bằng phần mềm quản lý quán ăn đang là một trong những lựa chọn dành cho các chủ quán muốn thu hẹp số lượng nhân viên nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng với hoạt động gọi món là hoạt động, thông tin món ăn rõ ràng, nhân viên có thể kiểm soát được mình đang lựa chọn những món gì, chỗ lưu ý thông tin như thời gian lên món, thành phần trong món…

c. Nguyên vật liệu

Với quán quy mô nhỏ, nhập nguyên liệu ra sao, kiểm kê nguyên liệu thế nào không quá khó khăn với chủ quán. Tuy nhiên, hoạt động tưởng nhỏ nhưng lại dễ gây thất thoát. Nay mất một, mai mốt mất mười. Căn nguyên là do việc sử dụng nguyên liệu, định lượng không rõ ràng, phần ít, phần nhiều. Nguyên liệu từ đấy cũng mất dần. Vì bản thân chủ quán cũng không hề định lượng được rõ mình cần sắp nguyên liệu như thế nào là đủ dẫn đến tình trạng không thể biết quán có đang bị thất thoát hay không.

Với phần mềm quản lý nhà hàng, bạn cần cân nhắc phần mềm này có thể quản lý nguyên vật liệu chi tiết như thế nào? Báo cáo tồn kho hoặc thông báo các sản phẩm hết hạn hay không? Hoạt động sai lệch giữa kho và thực tế quá giới hạn cho phép sẽ được báo cáo lại như thế nào?

d. Doanh thu

Một thực trạng mà phần lớn các quán nhỏ gặp phải là không thể kiểm soát được tình hình kinh doanh của mình có những gì. Bán hàng số lượng bao nhiêu, bán loại gì, loại nào đang được ưa chuộng nhất. Tất cả chỉ có thể thông qua hoạt động kiểm kê cuối ngày làm được bao nhiêu, đếm đúng, đủ được bấy nhiêu.

> Top 5 phần mềm quản lý doanh thu tốt nhất cho nhà hàng, quán cafe của bạn <

tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng

Tuy nhiên, khách đưa tiền có thể nhầm lẫn, mất tưởng không mất. Tiền nguyên vật liệu nhập vào với giá thành bán ra không biết cân đối thế nào cho hợp lý. Lâu dần, quán kinh doanh vẫn có khách mà vẫn không thấy lãi hơn được chút nào. Nguyên nhân chỉ có một là do việc quản lý vận hành không hiệu quả. Không kiểm soát được tình hình doanh thu, chi phí, cân đối không hợp lý, thấy thoát do quản lý, kiểm kê không chặt chẽ nên mất tiền.

Phần mềm có thể giúp bạn quản lý doanh thu nhà hàng tốt là phần mềm thống kê được toàn bộ các khoản thu chi, nguồn gốc. Càng minh bạch chi tiết, chủ quán lại càng dễ dàng kiểm soát tài chính của mình. Đặc biệt, cả nguồn doanh thu từ chuyển khoản, doanh thu tiền mặt đến doanh thu từ những ứng dụng giao hàng.

2. Thuận tiện cho quản lý, nhân viên sử dụng

Điều quan trọng tiếp theo chính những người sử dụng phải cảm thấy thật thuận tiện khi thao tác. Lựa chọn các giao diện thân thiện, đơn giản. Các thao tác trên phần mềm được thiết kế tối giản để đạt hiệu quả tốt nhất.

Thay vì việc khiến nhân viên bối rối khi không biết sử dụng phần mềm như thế nào. Nên nhớ, bạn đầu tư tiền cho phần mềm quản lý quán ăn để có thể tăng năng suất thay vì mất thời gian hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm.

Hãy ưu tiên những đơn vị cung cấp phần mềm có thể hạn chế tối đa thời gian làm quen để hoạt động đào tạo nhân sự có thể diễn ra nhanh chóng. Đặc biệt là việc sử dụng phần mềm vào những lúc cao điểm, nhà hàng đông khách, nếu không thực sự dễ dùng, phần mềm có thể làm nhân viên bị rối, dẫn đến order thiếu, nhầm lẫn…

>> Nhận trọn bộ thông tin về kinh nghiệm quản lý nhà hàng TẠI ĐÂY <<

3. Giá cả phù hợp với mô hình quán ăn của bạn

Mặt bằng chung trên thị trường hiện nay, giá dành cho một phần mềm quản lý quán ăn được chia thành 2 loại, phần mềm viết tay và phần mềm đóng gói. Đặc điểm của phần mềm viết tay là giá thành tuy đắt nhưng chất lượng, viết theo đúng yêu cầu cần của quán.

Với các phần mềm đóng gói, dễ dùng quán nào cũng dùng được, yêu cầu cơ bản, giá thành vừa phải, do mà phần mềm viết chung nên một số tính năng chủ quán muốn cá nhân hóa khó có thể sử dụng được.

Tuy nhiên với hiện trạng thực tế, để phù hợp với bài toán kinh phí và nhu cầu sử dụng không quá phức tạp, các quán có thể lựa chọn các phần mềm đóng gói để chủ động hơn trong công việc kinh doanh so với việc đầu tư trọn gói cho phần mềm viết tay.

tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng

4. Khả năng hoạt động của phần mềm

Một số tính năng cơ bản hiện nay như quản lý từ xa, hoạt động được trên mọi thiết bị, phần lớn các phần mềm quản lý quán ăn đều có thể cung cấp. Tuy nhiên cũng cần xác định việc phần mềm đó có hoạt động tốt khi không có internet hoặc các thiết bị kết nối hỏng. Một số quán ăn sử dụng những phần mềm quản lý miễn phí tuy nhiên về sau không nhận được hỗ trợ, phần mềm lỗi, mất thời gian nhập dữ liệu, không xử lý được các nghiệp vụ kịp thời.

Tốc độ xử lý chậm làm ảnh hưởng đến công việc của nhân viên. Người ta thường nói: “Tiện chưa chắc đã lợi”. Đừng để yếu tố rẻ, miễn phí khiến bạn mất thời gian, công sức, thậm chí quản lý sai lệch chỉ vì một phần mềm.

Với MISA CukCuk, việc sử dụng phần mềm khi mất kết nối internet là chuyện vô cùng đơn giản. Thậm chí dữ liệu bán hàng được đồng bộ trên hệ thống ngay sau khi kết nối internet trở lại. Chủ quán không cần lo ngại việc dữ liệu không khớp, hoặc bị sót khi mất kết nối. Trong những trường hợp quán quá tải, độ ổn định của phần mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng, phần mềm không giật, hoạt động trơn tru, mượt.

5. Đội ngũ chăm sóc khách hàng

Việc hỗ trợ trong quá trình sử dụng cũng là một trong những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng đáng cân nhắc dành cho chủ quán. Trong quá trình sử dụng, khi bạn vướng mắc hoặc sự cố khi cài đặt, việc có một đội ngũ hỗ trợ là vô cùng cần thiết. Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng luôn là điểm cộng với bất kỳ nhà hàng, quán ăn.

Hệ thống tổng đài hỗ trợ của MISA CukCuk có 4 kênh

  • Hỗ trợ từ 100 tổng đài viên trực 365 ngày trong năm
  • Cộng đồng hỗ trợ chủ quán sử dụng phần mềm MISA CukCuk
  • Trang thông tin hỗ trợ trực tuyến: help.cukcuk.vn
  • Khóa học trực tuyến về phần mềm trên MISA Academy

6. Các tính năng bổ trợ hoạt động kinh doanh

Cải tiến thêm cho các chức năng này, một số đơn vị tích hợp thêm các hình thức thanh toán đa dạng hơn cho khách hàng, bên cạnh thanh toán tiền mặt, thanh toán thẻ hoặc thông qua các loại ví điện tử.

Nhiều chủ quán thắc mắc, quán của tôi nhỏ, cần những thủ tục thanh toán đó làm gì cho lằng nhằng. Ngày nay thanh toán thẻ hoặc ví điện tử đang dần trở thanh phương thức thanh toán tiện lợi. Càng nhiều dịch vụ bạn đáp ứng được, sự hài lòng của khách hàng lại càng nhân thêm. Bởi vậy đừng ngại ngần áp dụng các dịch vụ thanh toán mới cho khách hàng.

Chia sẻ bài viết hữu ích này